Débordé? Voici 5 méthodes pour rentabiliser votre temps

06/12/2016

Vous courez après le temps ? Ces techniques, affublées de noms souvent ésotériques, prétendent fixer un cadre au sein duquel votre emploi du temps cessera de déborder de toute part. Les points forts et faibles de ces méthodes à appliquer au travail et dans la vie perso.

Les méthodes de gestion du temps sont innombrables et chacune a ses avantages et ses inconvénients. Certaines conviennent à des tempéraments ou à des types de tâches précis. D'autres exigent rigueur et persévérance ou visent au contraire à apprivoiser votre indiscipline et à canaliser votre inclination pour le désordre créatif. Afin d'y voir plus clair, nous avons décortiqué cinq méthodes éprouvées. Complémentaires, elles sont de surcroît applicables à tous les domaines de votre vie.

1 - LA MATRICE D'EISENHOWER : RIEN QUE L'IMPORTANT

Un classique de la gestion du temps ! Le président américain David Eisenhower divisait les tâches en quatre cadrans : «urgentes et importantes», «importantes mais pas urgentes», «pas importantes mais urgentes», «pas importantes et pas urgentes». La clé de la méthode est tout entière contenue dans la définition des mots «urgent» et «important».

Est urgent ce qui peut être caractérisé en termes de risque : la tâche doit être traitée sur-le-champ pour éviter de s'exposer à un danger imminent ou de louper une opportunité. Est important ce qui contribue directement à vos objectifs et aux missions essentielles à votre travail.

La bonne stratégie consiste à traiter très vite la première catégorie, puis à privilégier les tâches «importantes mais pas urgentes» en planifiant vos actions de la journée ou de la semaine. Ne reste plus, ensuite, qu'à déléguer les autres. En vous concentrant sur ce qui fait le cœur de votre travail, vous donnez de l'oxygène à votre emploi du temps.

Les points forts :

Clarifie les priorités. Incite à traiter moins de tâches en mode «Au feu, les pompiers !». Apporte de la sérénité face aux sollicitations. Permet de relativiser la notion d'urgence (les tâches urgentes mais pas importantes passent au second plan).

Les points faibles :

Pas toujours facile à apprivoiser. Efficace surtout à court terme (semaine ou mois).

LE 2-20-2-2 : LA PLANIFICATION POUR LES NULS

Votre supérieur vous assaille de demandes tous azimuts ? Voici une technique archi-simple pour l'éblouir par votre efficacité... ou le renvoyer - poliment - dans ses cordes. L'idée consiste à planifier votre emploi du temps en fonction de la durée approximative de chacune des tâches requises.

Si une action réclame deux minutes, faites-la sans attendre. Si elle nécessite vingt minutes, attendez d'avoir terminé ce que vous avez déjà sur le feu. A partir de deux heures, faites préciser par votre N+1 une date de rendu et programmez-la dans votre to-do list... ou négociez un allégement de la tâche. Enfin, s'il faut deux jours pour l'accomplir, suggérez-lui une révision de vos priorités, le temps de régler cette urgence.

«Le premier type de tâche permet de gagner du temps. Mieux vaut agir vite que perdre son temps à négocier un refus ou un délai pour une action qui ne prend que deux minutes. Pour les actions plus longues, le gain de temps repose sur votre capacité de négociation», explique Pascale Bélorgey, manager de l'offre efficacité professionnelle chez Cegos et initiatrice de la méthode.

Les points forts :

Structure rapidement la réflexion en cas de surchauffe au travail. Évite de se disperser pour faire plaisir à son boss. Assure des séquences homogènes de travail.

Les points faibles :

N'intègre pas l'urgence. Oblige parfois à bousculer ses priorités.

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Lire la suite de l'article de Marie Madeleine Sève sur Capital.fr

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